Vývoj vaší mobilní aplikace nebo webu začal a všechno vypadá skvěle. Po několika sprintech ale zjistíte, že se projekt neubírá tím směrem, jakým jste si původně představovali a dotazů přibývá místo toho, aby jich ubývalo. Kde se stala chyba a jak se tomu vyhnout? Problém často nebývá ani u vývojáře ani u klienta, ale pouze v komunikaci mezi nimi. Jakých chyb se při komunikaci na vašem projektu vyvarovat?
Chyba, která vzniká hned na začátku projektu. Pokud má komunikace probíhat efektivně, musí být jasné s kým ve vašem týmu máte komunikovat a na koho se máte obracet. Pokud všechno řešíte všichni, dostanete se do situace, kdy ty méně příjemné věci budou zapadávat.
Důležité je také nastavit si komunikační kanály a pravidelné schůzky. Pokud posíláte e-mail v kopii svému týmu a další pěti lidem z “protistrany”, máte velký problém! Takové zprávy jsou zřídka čtené.
Určete si, kdy použijete chat, kdy si zavoláte a co je v nejhorším případě e-mailová záležitost. Po e-mailu byste neměli docházet k závazným rozhodnutím a pokud je to už nutné, nezapomeňte nastavit mechanismu, jak vše zaznamenáte – například do vaší roadmapy nebo back-logu. Vyhnete se pak trapným a frustrujícím situacím, kdy obě strany na schůzce hledají v historii, na čem se domluvily.
Když jsme u těch jednání, je nutné dát každému z nich jasnou agendu a časové ohraničení. 45 minut by mělo stačit na většinu problémů, které potřebujete vyřešit (pokud se nejedná například o workshop, stakeholders interview apod.).
Vyhněte se jednáním, která nemají jasný rámec, osazenstvo a program. Než tím trávit čas, radši ho zrušte. Na konci každého jednání by měl být jasný výstup – splnění cíle nebo učinění rozhodnutí k záležitostem, co byly na pořadu. Výstup si vždycky nechte nasdílet (nebo poslat) a pokud zapisujete i vy, dejte zápisy dohromady. Nezapomeňte opět udělat kroky, které na to navazují – třeba zanést tickety do systému, nebo si dát upomínky do kalendáře.
Pokud máte dané téma, držte se ho! Digitální prostředí je extrémně konkurenční a každá minuta se počítá. Popovídání patří na kafe nebo do hospody, ale ne do zasedačky plné lidí, kteří jsou v pracovním módu.
Všichni máme jen 24 hodin denně a 7 dní dlouhý týden. Nestíhat nebo nemít čas není žádná ostuda, pokud tím nebrzdíte zbytek vašeho týmu. Neslibujte termíny, u kterých je nepravděpodobné, že byste je zvládli dodržet nebo rovnou víte, že jsou nereálné.
Jasně, dobře se to poslouchá a možná si říkáte, že to zvládnete večer, nebo pojedete přes víkend, ale pokud se to pak nestane, je to problém. Každý, kde se v rámci projektu zaváže k nějakému termínu jej musí dodržet, jinak se všechno zboří jako domeček z karet.
Většina nás zná ze školních let přepočítávání “kolik stránek musím udělat zítra, protože jsem se dnes nenaučil nic”. Do vývoje aplikací to nepatří! Pokud se vám nedaří termín dodržet, jednejte – delegujte, přesčasujte. Posunutí času a nové zkoordinování harmonogramu většího počtu lidí není tak jednoduché jako v případě učení.
Pokud už něco nestihnete, nebo máte problém, řešte to ihned. Mluvit upřímně a otevřeně nestojí nic (někdy trošku odvahy) a odvrátí to spoustu nepříjemností. Je potřeba oprostit se od osobních pocitů a jít se vším ven.
Vezměte problém a pojmenujte jej jasně a bez emocí, řešení se většinou najde během chvíle, nebo se vyjasní nedorozumění. A co se týče mluvení jasně – pokud si nejste jisti, k jakému závěru jste došli, máte problém. Druhá strana stolu může mít v hlavě úplně jinou představu o tom, k čemu jste došli.
Pokud byste měli ukončit call nebo odejít ze zasedačky s nepříjmným pocitem, že “je to snad jasné”, děláte chybu, která v budoucnu může stát stovky tisíc.
Když mluvím o tlačení na termíny, nemám na mysli lpění na jejich dodržování. Co se slíbí, musí se udělat a včas a pokud se tak nestane, je to samozřejmě zásadní selhání. Mluvím o stanovování termínů.
Často se dostanete do situace, kdy s vývojářem, grafikem, nebo kýmkoliv jiným domlouváte termín a v takovou chvíli je nutné netlačit a neurčovat závazky za druhou stranu. Pokud to uděláte a nastavíte deadline stylem “takže do soboty”, vytvoříte zbytečný stres a i velkou pravděpodobnost toho, že se termín nedodrží. A je přirozené, že u slibů, do kterých jsme byli dotlačeni, se necítíme zavázáni je plnit.
Možná máte všechno v hlavě krásně rozmyšlené, ale pokud chcete být opravdu na stejné vlně, musíte si dát práci a tyto představy dostat z hlavy ven do sdílitelné podoby, aby je mohly ostatní hlavy vstřebat.
Pokud chcete týmu nechat volnost, rozhodně to ocení a dost možná vás i překvapí lepším výsledkem, než jste čekali. Pokud ale máte jasnou představu, musíte ji sdělit. Nic, co jste neřekli, se pravděpodobně neprovede a vyhněte se představě, že existuje něco jako “samozřejmá vlastnost” nebo “samozřejmá feature”. Neexistuje. A ne, nejde o lenost nebo hloupost vývojáře. Pokud vytváříte nový produkt na míru, jde úplně o jinou činnost, než když si půjdete koupit hotový produkt.